人の仕事にミスは付きもの、チェックリストを活用する

税理士 平林夕佳

人がする仕事にはミスが付きものです。そのミスを防ぐ対策として、チェックリストを活用しましょう。

 

桜田公園の機関車型すべり台。夜になると飲み会後のサラリーマンがたむろしてます。

 

仕事はミスがあることが前提

事務系の仕事に限らず、人がやる仕事にミスは付きものです。

コンピューターだと、バグが無い限りコンピューターはミスをしません。たとえばエクセルの関数やマクロを組んで、正しく動かなかったということは経験上ありません。

ミスをする確率は圧倒的に人の手作業による仕事になります。会計事務所の仕事ですと、

・会計入力業務 → 領収書の会計システムへの入力ミス（タイピングミス、勘定科目のミス、消費税コードのミスなど）。
・申告書の作成 → 決算書を基に正しく申告書が作成されたかどうか。

です。経理経験があったり、会計事務所で仕事をしている人は、会計入力業務を担当したことがあると思います。会計入力業務を1回で完璧に間違いなくできるということは、ほとんどありません。入力が終わったら、残高試算表を出力して残高をチェックし、かつ主要な勘定科目の元帳を出力して消費税コードのチェックをします。

役所でもミスすることがある

役所が出す公的な書類、こういうものにミスは無いだろうと思っていると、意外とミスを見つけてしまうことがあります。

以前、他の税理士から「路線価図の価格が間違っていることが結構ある」と聞いたことがあります。

まさか、公的な機関がミスを？と思いますが、そこは手仕事ですのでミスもありますよね。私も相続税申告で、相続人からお預かりした納税通知書通りに家屋の登記情報を取得したところ、所有者が全く違う人だったということがありました。役所の固定資産税課に問い合わせたら、「納税通知書の家屋番号の入力ミス」が判明したことがあります。

ということで、誰でも間違いはあるため「ミスを見つけるためのチェックリスト」を作成しましょう。

ミスは付きもの。チェックリストを作成してミスを無くす

誰でもミスはするものですから、仕事が完成したと思っても必ず見直しをする習慣を付けましょう。見直しをする際、よく間違えてしまう項目はチェックリストに加えておきます。

会計事務所の仕事ですと、会計入力のミスで多いのは「残高が合ってない」ということです。入力が終わったら試算表を出力し、貸借対照表項目の残高に間違いが無いかチェックします。

チェックリストには「入力後、残高を確認した」とリストに書いておけば良いでしょう。

申告書の作成ですと、さらにチェック項目が多くなります。申告書作成に取り掛かる前にチェックリストの一覧を確認します。

その後、申告書作成に着手するとミスが減ります。ミスしたものをチェックリストにして見直すだけで、ミスは減らせます。

今はiPadでPDFに書き込みができるものも出ているので、チェックしやすくなっていると思います。

 

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