実はカーボン紙を使って、手書き書類も書いてますw

税理士 平林夕佳

カーボン紙を見たことが無い方、きっといらっしゃるでしょう。

 

カーボン紙って、知ってた?

おそらくカーボン紙を見たことが無い、という方もいらっしゃると思います。

カーボン紙とは、片面にインクを塗った紙のことで、紙を複写したい時に使います。

筆跡まで複写したい時に、カーボン紙は威力を発揮します。

カーボン紙そのものを見たことが無くても、領収書などで2枚つづりの紙の間に青いインクが付いたものを見たことがあると思います。

そのインクがカーボン紙の役割をしているのです。

パソコンの普及と同時に、カーボン紙を使わなくなった

実は、実家で商売をやっていたせいか、物心ついた頃からカーボン紙は目にしていました。

2枚同じ書類が完成するのが面白かったのか、絵を描く時も文字を書く練習をする時も、なぜか2枚の紙にカーボン紙を挟んで書いていた記憶があります。

ところが、パソコンの普及に伴って、カーボン紙を使うオフィスが減りつつあるのでは?と感じます。

書類作成もパソコン、連絡を取るのもメールのため、手書きをする機会が減ったと同時にカーボン紙を使う頻度が減ったのだと思います。

実は、今でもカーボン紙を活用してます

会社にお勤めしていた時は、勤務している会社でカーボン紙を使ったことはありません。

ところが今、事務所でカーボン紙をよく使っています。

業務実施報告書を記入する時に使うのです。

 

業務実施報告書とは、お客様を訪問し、その場で打ち合わせた内容を記入する書類です。

覚え書きのようなもののため、正式な書類ではありませんが、お客様にご訪問したときに作成しています。

業務実施報告書には、以下の内容を記録するようにしてます。
1.打ち合わせ日時
2.打ち合わせした場所
3.お話した税目
4.お話した内容
5.(次回までの)お客様の宿題
6.( 〃 )当事務所の宿題
7.お渡しした資料
8.お預かりした資料

上記1.~8.を記載したら、お客様と一緒に読み合わせをし、内容に間違いが無いか、記入忘れの内容が無いかを確認し、最後にサインをいただいてます。

カーボン紙を使って業務実施報告書を記入するため、まったく同じ内容で、かつ筆跡まで同じ書類を2部作成することができます。

この書類を作成することで、次回の打ち合わせまでの宿題や、既に受取済みの書類、ご返却済みの書類を把握することができますので、書類の紛失などの事故を防ぐこともできます。

「IT、DX時代に手書き?」と、葛藤することがありますが、言った・言わないのトラブルを防ぐこともできますので、私はカーボン紙、愛用してますw

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