読んでもらえる文章、わかりやすいメール。

by 税理士平林夕佳

仲間内のメーリングリストの目的は、主に連絡用

サークルや仕事でメーリングリストに入る事があるでしょう。

私は特に、独立してからメーリングリストに加入する機会が増えました。

税理士会支部や、任意加入の税理士関連団体が作ったメーリングリストに入っています。

メーリングリストの目的は連絡用です。しかし、災害時の安否確認や、仕事で判断に迷うときにメーリングリストに投稿されることもあります。

結局、メーリングリストに投稿する内容に決まりはないようです。

私が入っているメーリングリストは、基本的には連絡や質問で活用されています。

しかし、連絡や質問から話が展開されて、最近の出来事や思う事が書かれている時があります。

ここで困惑するのは、質問を読んでいる途中に、文脈から外れた話題が展開されると、メインの質問がぼやけてしまうことです。

例えば、「相続人の判定で質問します。ところで、以前に比べて夏は暑くなった気がするけど、皆さん、熱中症は大丈夫でしょうか。私は暑さに負けずに…」など、質問に関係ないことが文中に入っていることがあります。

私が入っているメーリングリストは、基本的に何を書いても自由。しかし、私が回答できるかもしれないしれないので、メーリングリストは開いて目は通すようにしています。

ところが、質問とは関係ない内容、たとえば「最近の夏は、以前に比べて暑いから対策として…」、「我が家で飼っているペットの〇〇が…」が書いてあると、質問の本質がぼやけてしまいます。

私の場合、世間話が多い質問のときは、途中で読むのをやめてしまいます。

他の親切な人が回答を出すでしょうから、ベテランさんにお任せして退出です。

では、メーリングリストやメール、文章を読んでもらえるように書くにはどうしたらいいか。

率直に言うと、伝えたいことだけ、なるべく短文で書くことです。

さらに仕事のメールで、説明や質問が長くなりそうな時には、箇条書きが役に立ちます。

質問が長くなりそうなときは、メールの最初に「1.〇〇の件、2.△△の件、3.□□の件で連絡しました」と、タイトルを書いてしまい、さらにそれぞれの説明をタイトルの下に書くことにしています。

このように、文章の始めに何の用件で連絡をしたのか、質問したいことは何か書いておくと、読み手に正確に伝わります。

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