読んでもらえる文章。短いほど理解しやすい。

by 税理士平林夕佳

仲間内のメーリングリストの目的は、主に連絡用

サークルや仕事でメーリングリストに入る事があるでしょう。

私は特に、独立してからメーリングリストに加入する機会が増えました。

税理士会支部や、任意加入の税理士関連団体が作ったメーリングリストに入っています。

メーリングリストの目的は連絡用です。しかし、災害時の安否確認や、仕事で誰かに質問したい時にメーリングリストが活用されることもあります。

結局、メーリングリストに投稿する内容に決まりはないようです。

私が利用しているメーリングリストは、メンバー内の連絡や質問で活用されてます。

しかし、連絡や質問から外れて、雑談が書かれている時があります。

ここで困惑するのは、質問を読んでいる途中に、文脈から外れた話題が入ってくると、メールの内容がぼやけてしまうことです。

例えば、「相続人の判定で質問します。ところで、以前に比べて夏は暑くなった気がするけど、皆さん、熱中症は大丈夫でしょうか。私は暑さに負けずに…」など。

投稿した人は、カジュアルな文にしようとして雑談を書いているのかもしれません。

しかし、税金の質問は前提条件を含めて理解しなくてはならないため、書いてあることすべて必要な情報としてメールを読みます。

ところが、質問から逸れた内容が延々と書かれていると、質問が頭に残らない。頭に残らないから何度か読む。

そのうち何度も読むのがストレスとなり、世間話が多い質問のときは、途中で読むのをやめることにしました。

では、メーリングリストやメール、文章を読んでもらえるように書くにはどうしたらいいか。

率直に言うと、伝えたいことだけ、なるべく短文で書くことです。

さらに仕事のメールで、説明や質問が長くなりそうな時には、箇条書きが役に立ちます。

質問が長くなりそうなときは、メールの最初に「1.〇〇の件、2.△△の件、3.□□の件で連絡しました」と、タイトルを書いてしまい、さらにそれぞれの説明をタイトルの下に書くことにしています。

メールは短いほど、伝わりやすいと思います。長くなるメールを送るときは、最初に要件を箇条書きで書いておくと、相手に伝わりやすいです。

★★★

税理士平林夕佳へのお問い合わせはこちら
税理士報酬について、料金表はこちら

▼プロフィール
相続など資産税中心にご依頼を受けてます。
Youtubeにて相続や税金を発信する傍ら、
日常の「たび・趣味」アカウントも更新中。

＼最新情報をチェック／