時短・効率化、普段の行動を意識してみる

時短術・効率化というとソフトをそろえたり購入するものがありそうですが、普段の行動を変えるだけでできることもあります。

 

働き方改革で作業効率や時間短縮が求められています

私が新卒で会社に入ったころは、パソコンがやっと会社で使われるようになり始めた時でした。しかし、まだパソコンが一人一台ではなく、共用のパソコン3台をみんなで使っていました。取引先との連絡は電話とFAX、FAX送付の書類も手書きでした。現代では想像ができないほど、作業効率が悪い環境です。すべてがアナログ作業でしたので。
それから四半世紀（！）経過して、現代ではパソコンは一人一台があたり前、むしろパソコンでワードやエクセルが使えないと、職探しも一苦労する時代になりました。
働き方改革、人手不足、採用難のため現代では一人当たりの作業効率・生産性が求められています。残念ながら、日本の労働生産性は、OECD加盟国中で21位、先進7か国中では最下位  [（公財）日本生産性本部 ]という結果が出ています。

エクセル、音声認識、スニペットツールを活用する

一人当たりの生産性を上げるために身に付けると便利な技術として、繰返しの作業やテンプレート作業はエクセルの活用が効率的です。エクセルの関数やマクロを覚えれば、面倒な繰返しの作業やテンプレート作業は、かなりの時間短縮につながり生産性が上がります。

入力作業の効率化は、入力はタイピングせずに音声認識を取り入れたり、定型文を入力する場合はスニペットツールを活用すると時短・効率化につながります。音声認識を取り入れるにはパソコンの設定をしてマイクを用意するだけです。スニペットツールはPhrase Expressがよく使われているます。使い方は検索するとたくさんヒットします。

私は外出先からスマホでメール返信する際は、ほとんど音声認識で入力します。音声から文章への変換がうまくいってない部分もありますが、ほとんど直さなくても良いくらい、うまく変換されています。

時短・効率化は行動を意識するだけで効果がある

たとえばエレベーターに乗ったとき、閉ボタンと行先階ボタンのどちらを先に押してますか？この場合、先に「閉」ボタンを押した方がわずかな時間短縮につながります。閉ボタンを先に押してもエレベーターの扉が閉まるまで3～4秒ありますので、その間に行先階ボタンを押せば、問題なく目的階で下りることができます。たった数秒の時間ですが、ちりも積もれば山となります。このように、何気ない毎日の行動でも意識すると時間短縮につながる行動がたくさんあります。

その他、自分の行動パターンを定型化して決めてしまうという方法もあります。たとえば、1つ上の階へ行くとき、2つ下の階に行くときはエレベーターではなく階段を使うなど、行動を決めてしまえば迷う時間が無くなるため結果的に時間短縮につながります。